[EXCEL] creazione slot grafici, da lista appuntamenti

[marcus69]

Buongiorno a tutti,

ho un foglio excel, con 800 righe.
Ogni riga è un appuntamento di una persona con un laboratorio.
Ogni appuntamento può avere 3 ( e solo 3 ) durate: 15 minuti, 30 minuti, 60 minuti.
Gli appuntamenti sono spalmati fra Luglio e Dicembre.
Si lavora solo 4 giorni alla settimana da Lunedi al Giovedì.
Si lavora solo dalle 09.00 alle 19.00

Vorrei rendere tutto in formato grafico, con slot di 15 minuti.

l'appuntamento che dura 15 minuti prende 1 slot (app1)
l'appuntamento che dura 30 minuti prende 2 slot (app2)
l'appuntamento che dura 60 minuti prende 4 slot (app3)

ecco come vorrei che uscisse il formato in forma grafica

click per vedere immagine http://www.pcdata.it/upload18/slots.png

L'appuntamento, (la riga) è composta dai seguenti campi:

Nome, Cognome, data appuntamento, ora inizio, ora fine, tipo di appuntamento , durata.

Non idea di come fare.
Nessuna funziona di excel che io conosca mi è stata di aiuto.
Ho provato a creare una matrice che in un calendario preimpostato "leggesse" gli appuntamenti dal foglio lista e fare un incrocio data e ora, ma non funziona, non riporta i campi negli slot.
ecco il mio test
www.pcdata.it/upload18/test.xlsx

Temo che o non sia la strada giusta o mi serva VB ( e allora sarei nei guai seri )

Conoscete un modo, o avete un suggerimento per cortesia?

Al post di App appare il nome del persona per quel giorno e quell'ora, e a destra il tipo di terapia a cui sarà sottoposto

[marcus69]

dunque piccolo aggiornamento, sono riuscito a visualizzare i dati con la funzione cerca verticale.

Utilizzando la funzione " falso" posso evitare di vedere ND nelle celle non conformi al criterio di ricerca? vedere solo cella bianca?

[marcus69]

Grandi passi avanti, e credetemi, mi ha aiutato tantissimo scrivere qui tutto il problema.

Scriverlo in modo comprensibile me lo ha fatto affrontare da una prospettiva diversa

=SE.ERRORE(CERCA.VERT((CONCATENA((TESTO($B$1;"gg/mm/aaaa"));" ";(TESTO($A9;"hh:mm"))));LISTA!$C$2:$F$581;3;FALSO);"")

ecco la stringa usata per risolvere

[marcus69]

devo ora riuscire a colorare gli slot, ci sto lavorando ma se avete aiuti grazie...

[wallace&gromit]

vedo che te la cavi egregiamente da solo, ma se non c'eri ancora ecco come usare il formato condizionale.

Definisci un'area di validità della formula, per fare un esempio semplice ho usato si applica a $D$6:$G$15

Il formato condizionale per "App1" è facile:

Codice: Seleziona tutto

=D6="App1"

Per gli altri diventa più complesso, soprattutto devi coinvolgere celle che stanno sopra al tuo campo di applicazione,
per App2:

Codice: Seleziona tutto

=O(D5="App2";D6="App2")

per App3:

Codice: Seleziona tutto

=O(D3="App3";D4="App3";D5="App3";D6="App3")

[Anthony47]

Arrivo buon ultimo, ma qualche suggerimento provo lo stesso a darlo...

Parendo dal file dimostrativo, ho immaginato che le colonne da H verso destra fossero destinate alla produzione del report; quindi in orizzontale (da colonna I) si mette la data e in verticale (in colonna H) si mette l'orario a blocchi di 15 minuti.
Per semplificazione, facciamo in modo che la riga delle date sia la 3 (quindi la prima data in I3, la seconda in K3, etc)
Per quanto riguarda gli orari, basta inserire in H4 l'orario iniziale (es. 8:30); poi in H5 si mette la formula

Codice: Seleziona tutto

=H4+ORARIO(0;15;0)

e si copia verso il basso fino a riempire gli orari voluti.

A questo punto in I4 si puo' inserire la formula

Codice: Seleziona tutto

=SE.ERRORE("App"&ARROTONDA(INDICE($C$2:$C$1000;CONFRONTA(I$3+$H4;$A$2:$A$1000+$B$2:$B$1000;0);1)/ORARIO(0;15;0);0);"")

La formula va confermata con la combinazione Contr-Maiusc-Enter, non il solo Enter

Copiare poi la formula verso il basso, e poi verso destra nelle colonne che contengono la data


Selezioni poi l'area in cui hai inserito le formule e applichi la formattazione condizionale, seguendo il principio delineato da W&G.
Io ho selezionato I4:O20 (la tua area immagino sara' piu' ampia) e poi ho applicato in sequenza tre formattazioni condizionali con la clausola "Utilizza una formula per determinare le celle da formattare".
In sequenza ho inserito queste formule e questi colori:
Colore celeste

Codice: Seleziona tutto

=O(I4="App4";I3="App4";I2="App4";I1="App4")

Colore rosso:

Codice: Seleziona tutto

=O(I4="App2";I3="App2")

Colore arancione

Codice: Seleziona tutto

=I4="App1"

Il risultato ottenuto, con i dati pubblicati:

(click sull'immagine per vederla completa)

Infine e' utile impostare la condizione "Interrompi su Vera" sulle prima due formattazioni condizionali, dopo averle visualizzate tramite l'opzione Formattazione condizionele /Gestisci regole. Corrisponde a questa situazione:

(click sull'immagine per vederla completa)

Spero ci sia qualcosa di utile...

[marcus69]

Perdonami non ho capito cosa mi stai suggerendo. Sono al punto in cui vorrei far colorare le celle secondo gli slot disponibili. Ma da qualche ora sono arenato. Trovo solo modi lavorando sulla formula esistente corrompendola e perdendo il cerca verticale

[marcus69]

allora, tra cellulare e computer ho avuto aggiornamenti non sincronizzati al 3d, non so come mai... ora vedo bene cosa avete scritto entrambi ( GRAZIE ) e vedo cosa tiro fuori, a più tardi.

grazie mille,
sta venendo fuori un bel planner ogranizer, se rimetto pure i colori, è splendido, poi ve lo carico

[marcus69]

ECCOMI QUI
c'è qualcosa che non riesco a far andare.

1) intanto grazie ad entrambi, quella matrice che chiede "Contr-Maiusc-Enter" è qualcosa di spettacolare, molto meglio del mio CERCA VERTICALE. Devo ancora capire bene come usarla però.

2) con i colori e la formattazione non ci arrivo, sono riuscito a far colorare una cella, ma solo una, e non so nemmeno se per cxxo, o perché ha applicato la regola corretta.

Nel file linkato sotto, il foglio su cui sto lavorando è PLANNER TEST 3.
Ogni volta che raggiungo un punto che mi piace e che funziona, mi creo una copia e inizio a sperimentare su quella, cosi non perdo quello di decente che ho fatto.

In planner test 3, ho ovviamente tolto i nomi veri e messi quelli di esempio, ma non mi applica la formazione di colore splendida del tuo esempio li sopra, non capisco dove sbaglio

Se si apre la formattazione condizionale sulla cella C27 , si vedono due regole che però evidentemente non funzionano.
Inoltre nell'immagine che ha pubblicato Anthony47 vengono colorati il numero di slot corretti, nella mia solo uno ( e per puro cxxo a sto punto direi )
Se non è possibile realizzare la soluzione, con il foglio planner test 2 ho perlomeno raggiunto un risultato che stamattina mi sembrava fuori dalla portata delle mie conoscenze di Excel.

Non riesco davvero a capire come mai a te abbia preso 1/2/4 slot e a me solo uno

( n TC ) occupa sempre due slot = 30 minuti
(n Riab OD+OS ) occupa sempre due slot = 30 minuti
(PEV * ) occupa sempre 4 slot = 60 minuti
(n Riab BIN ) occupa sempre 1 slot = 15minut
Qualsiasi altra voce : 2 slot = 30 minuti


www.pcdata.it/upload18/666_DRAFT.xlsx

[wallace&gromit]

Il problema è senz'altro nel nome del file: "666" può dare solo risultati diabolici
Inoltre la realtà è molto diversa da quanto ci avevi illustrato (in particolare vi sono molteplici condizioni che devono dare lo stesso risultato)

Scherzi a parte, inizio con un paio di osservazioni:
il campo di validità ("si applica a") nella gestione delle regole deve racchiudere tutta l'area in cui vuoi che si faccia il formato condizionale (le colonne C,E,G,I).
La formula base deve nominare il primo elemento di questo campo (C12)
Per la colorazione di blocchi maggiori di una cella sola devi fare "guardare" le celle che stanno sopra, quindi inizierai l'elenco con C11 per blocchi di 2 e con C9 per blocchi di 4
Visto che i testi possono essere vari ti consiglio di creare varie condizioni con effetto simile e non buttare tutto nello stesso calderone.

Qui trovi un inizio di elaborazione, se capisci come funziona puoi proseguire con i vari criteri dei blocchi.
http://www.filedropper.com/666draft2

[marcus69]

Ti ringrazio per la risposta.
Sto studiando la stringa, vediamo cosa riesco a fare
Grazie per ora

[marcus69]

CIAO,
senti non prendermi per imbecille per favore.
Il sistema che hai suggerito funziona benissimo. E ti ringrazio. E sto riuscendo ad adattarlo per tutte le casistiche.

Ma c'è una cosa che non mi va giu. Non so cosa sto facendo.
Mi spiego: so cosa sto facendo, leggo la tua formula, la modifico, la adatto, guardo il risultato e vado avanti.

Ma non so perché. Non riesco a " comprendere " la formula

=O(SE.ERRORE(TROVA("RIAB";C12);0)>0;SE.ERRORE(TROVA("RIAB";C11);0)>0) (che mi prende due slot da 15 i 30 minuti famosi )

o anche le altre occorrenze,

=O((SE.ERRORE(TROVA("PEV";C12);0)>0);(SE.ERRORE(TROVA("PEV";C11);0)>0);(SE.ERRORE(TROVA("PEV";C10);0)>0);(SE.ERRORE(TROVA("PEV";C9);0)>0)) (i 60 minuti famosi, 4 slot )

Non riesco a " leggere " la sequenza logica, e cosi non comprendo "la chiave.
Saresti cosi gentile da aiutarmi per cortesia?
Io la leggo cosi : ( la prima dei due slot )

O fai una cosa o fai l'altra, apre parentesi, Se la condizione TROVA, rileva RIAB in c12 ; 0 ( ?? perché zero?) chiude parentesi, maggiore di zero ??perchè maggiore di zero, e la parte dopo perché controlla c111 ( la cella superiore ):

Davvero, non avertene a male, ma ho bisogno di capire cosa sto facendo...

[wallace&gromit]

allora, la funzione O() passa un risultato "VERO" appena una delle condizioni elencate è vera.
Nell'elenco delle condizioni si cerca il punto in cui inizia un determinato testo, se non c'è il risultato è errore e per evitare che appaia errore e quindi salta tutta la formula l'errore viene convertito in 0.
Ciò significa che se il testo viene trovato avrò un numero >0, se non c'è avrò 0. Quindi riesco a filtrare tutte le situazioni in cui ho un determinato testo.
Come detto in precedenza il fatto che diverse formulazioni portano allo stesso risultato crea queste complicazioni,se fosse stato come dicevi all'inizio "App1", "App2" o "App3" era molto più facile.

Edit) scrivendo questo mi ho avuto un'idea che ti sottopongo; non potresti aggiungere a tutte le diciture il numero 1, 2 o 3 in funzione di quale tipo è? A quel punto la ricerca potrebbe essere fatta semplicemente con la funzione "sinistra"

[marcus69]

ok, allora finalmente riesco a "leggere " la formula. Grazie.

Purtroppo le diciture sono tantissime e varie, non è cosi facile classificarle.

Gia dove sono ora è oro colato.

Domanda, ma in funzione di cosa una cella sotto la condizione verificata si formatta con il colore corretto? quello ancora mi sfugge

[wallace&gromit]

La formattazione agisce guardando nelle celle sopra, per quello nell'impostazione della formula usi delle celle che sono sopra al campo di applicazione del formato condizionale.
Prendendo come esempio C12, nel caso in cui C11, C10 oppure C9 contenessero una dicitura che corrisponde ai 60 minuti, allora si colora di conseguenza.

Riesci a mettere in pratica il mio ultimo consiglio, cioè di apporre la dicitura 1,2, o 3 davanti ad ogni dicitura? Questo semplificherebbe alquanto la formulazione dei formati condizionali

[marcus69]

eccomi,
io non so dove sbaglio, ma se lavoro sul tuo modello riesco a fare qualcosa ( non tutto, perchè non sempre formatta tutto )

quando prende le esatte formule come le hai messe tu, nel mio file originale ( allegato qui ) la formattazione non va.

Mi aiuti a capire dove sbaglio? pensavo che la parte della formazione fosse la più facile invece sono completamente piantato

www.pcdata.it/upload18/666m+TEST.xlsm

[marcus69]

non posso mettere davanti dei numero, perché le terapie sono numerate, possiamo mettere una lettera o un simbolo alla fine tipo

A per gli slot da 4 60 minuti
B per gli slot da 2 da 30 minuti in generale ( praticamente tutto tranne PEV e TC )
C per gli slot da 2 da 30 minuti della TC ( vanno evidenziate separate )
D per gli slot da 1 da 15 minuti

esempio

PEV+ ERG CONTROLLO A
3 RIAB =S+OD B
5 TC C
7 RIAB BIN D

o dei simboli al posto delle lettere, ma per forza a destra, a sinistra i numero sono fondamentali

[marcus69]

Nulla, non sono in grado ho davvero bisogno di aiuto.
Credevo di saper leggere e riprodurre la formula, ma invece quel =0(Se.errore [omissis] >0 ) nella formazione condizionale non mi riesce a suonare.

Non comprendo dove è la condizione che tu sei riuscito a realizzare per colorare solo alcune celle e non tutta l'area in esame.

Ho ricreato un foglio da zero per prova e sono stato in grado di fare la formattazione condizionale, ma mi colora tutta la colonna in esame, e non solo gli slot.
Quando provo a riprodurre la tua formula o colora dove non deve ( sopra o sotto ) o non colora proprio.

Mi sento davvero un ameba.

[wallace&gromit]

Certo che il fatto che cambi layout ogni volta non aiuta: le colonne dove applicare la formattazione condizionale sono cambiate rispetto al file precedente.

Io ho provato ad aggiungere una lettera dopo le sigle e la formulazione dei criteri per la formattazione condizionale diventa molto più snella (non si fa più un trova ma una semplice verifica del carattere più a destra), guarda se ti così ti è chiaro.

http://www.filedropper.com/666mtest2

[marcus69]

già, scusa mi ero dimenticato di togliere i separatori, segretarie maledette.

Sono basito, hai fatto esattamente quello che avevo in testa.
Adesso devo capirlo.

Grazie a dopo.