Ciao a tutti. Intanto rinnovo l'invito a provare Mailstore.
Cercherò di fare un po' di chiarezza riguardo a diversi "miti" che coinvolgono i file .pst
Dunque ... come tutti sapete i file .pst sono i "database" in cui Outlook memorizza copie locali dei messaggi. Le dimensioni massime dei file .pst hanno visto il loro "limite" cambiare nel tempo in funzione della versione di Outlook adottata e del tipo di codifica utilizzata.
Outlook 2002 (e precedenti) utilizzano una codifica ANSI per i file .pst e la loro dimensione massima è limitata a 2Gb.
Outlook 2003 (e successivi) utilizzano una codifica UNICODE per i file .pst e la loro dimensione massima è impostata per default a 20Gb ma questo valore può essere modificato mediante chiavi di registro (
http://support.microsoft.com/kb/832925/)
Detto questo vediamo di sfatare il primo mito: le dimensioni del file non sono direttamente proporzionali alle probabilità che il file si danneggi. Quello che invece è rilevante è il numero di item che vi sono contenute. Paradossalmente un file pst contenente un solo messaggio (con allegati o meno) di dimensione complessiva di 20gb si danneggerà molto meno facilmente di un .pst che contiene 2097152 elementi da 10k ciascuno. La parte che si danneggia, infatti, non è l'area dati del file ma la parte dove vengono memorizzati gli indici: prova ne sia che quando Outlook non riesce più a leggere un .pst esistono diversi strumenti che permettono, tramite una scansione bit-by-bit, di ricostruire l'intero contenuto.
Secondo mito : la velocità di apertura. Anche in questo caso le dimensioni del file sono rilevanti in minima parte. Outlook infatti, non legge mai l'intero contenuto del file: legge l'intero contenuto dell'area indice per caricare tutte le intestazioni dei messaggi ed il loro tipo (ricordiamoci infatti che OL dispone di tipi elementi diversi: messaggi, contatti, note, voci di calendario ecc. ad ognuna delle quali corrisponde un tipo MAPI diverso). All'apertura di un file pst Outlook popolerà l'elenco di voci in ogni singola cartella, ma non ne recupera il reale contenuto (andando quindi a leggere l'area dati corrispondente) se non nelle seguenti condizioni:
- si clicca sull'elemento e si ha l'anteprima automatica
- si fa doppio clic sull'elemento per aprirlo
- è attiva l'anteprima automatica dei messaggi non letti
- si effettua una ricerca libera testuale all'interno dei contenuti dei messaggi
Inoltre, istantaneamente, Outlook caricherà tutti gli elementi di tipo Calendario per emettere eventuali avvisi di appuntamenti scaduti o in scadenza.
E' ovvio che un numero elevato di elementi comporta aumentate dimensioni del file ma, ripeto, non sono le dimensioni del file a creare i maggiori problemi: è il numero degli elementi che rallenta le operazioni. Fare anche piccole modifiche a file pst di grosse dimensione con migliaia di elementi (o decine di migliaia) è il miglior modo per correre il rischio di danneggiare la critica parte di indice del file stesso. I motivi sono decine ma tecnicamente vanno ricercati nel modo in cui il sistema (Outlook ed il file system) gestiscono lock ed inserimenti in database di tipo ISAM, nel modo in cui si possono verficare errori di delay write, nel fatto che il database di un file .pst non gestisce le transazioni e non può essere recuperato in modo journaled.
Altro aspetto da ricordare: i file pst aumentano sempre di dimensione. Non importa quanti elementi cancelliate dall'archivio pst. Lo spazio "recuperabile" non verrà mai recuperato fino a quando non eseguirete una compressione del file .pst: operazione che durerà tanto di più quanto più è frammentato al suo interno il file .pst ovvero quanto più è alto il numero di elementi presenti e/o cancellati.
In un particolare caso la dimensione dei file .pst è rilevante: quando si considera l'impatto dei file .pst sulle scansioni antivirus. Più grande è il file più lo scanner ci metterà del tempo a controllarlo tutto: ovviamente molti antivirus non effettuano una reale scansione del singolo file ma si limitano alla scansione del contenuto visualizzato o richiesto per limitare l'occupazione di risorse del sistema.
I file .pst, in conclusione, sono e dovrebbero essere considerati come il database della parte "viva" di Outlook ovvero di tutta la nostra corrispondenza corrente, dei calendari recenti ecc. Utilizzarli come archivio è fondamentalmente sbagliato prima di tutto per il fatto che per gestire un file pst vi serve per forza Outlook (nella versione che ha generato il pst o successiva). Un file pst poi non è mai un archivio "statico": basta aprire un pst (anche di archivio) per poter modificare contrassegni sui messaggi, modificare i messaggi stessi, aggiornare rubriche, inserire nuove voci nel calendario ecc. Se serve tenere un archivio della posta "vecchia" il mio consiglio è sempre quello di esportarla in una posizione ed in una modalità "esterna" ad Outlook. Mailstore (gratuito per la versione desktop) vi permette proprio questo archiviando tutto in una location diversa, ricercabile, e recuperabile in vari formati (per esempio potreste voler recuperare dei messaggi del vostro vecchio Outlook per leggerli con Thunderbird). Il tutto senza limiti di spazio se non quelli imposti dal vostro hard disk.
Saluti.
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