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File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Hai problemi con i file Zip, vuoi formattare l'HD, non sai come funziona FireFox? O magari ti serve proprio quel programmino di cui non ricordi il nome! Ecco il forum dove poter risolvere i tuoi problemi.

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File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 01/03/10 22:31

a parte le soluzioni banali tipo

- cancella un po' di email (in azienda conservo tutto perchè ogni tanto salta fuori la rogna e mi paro il c**o con le email anche vecchie di un anno)
- cambia client usa qualcos'altro (non posso, pc aziendale e software non si toccano)

come posso fare?
Il file è ormai un GIGA e anche organizzando tutto per cartelle, Outlook salva sempre un unico file outlook.pst ed è lentissimo.

Ho pensato all'archiviazione automatica su archive.pst ma poi se devo ripescare mail vecchie (sono pieno di allegati)
come faccio? Devo aprire anche quello, col rislutato che cmq Outlook deve tenere aperta sempre tutta la posta inviata e ricevuta in 2 anni di lavoro?

Grazie in anticipo
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi gahan » 02/03/10 00:04

Ciao,

la prima cosa che mi viene da suggerirti e di visionare le mail, cercando quelle in cui sono presenti allegati assai pesanti di dimensioni;
salvare sul PC tali mail, rimuovendo l'allegato/i dal messaggio per poi salvarlo e reimportarlo in Outlook.
In questo modo conserverai il messaggio originale senza allegati, risparmiando cosi preziosissimi Megabytes.

Di seguito ti illustro la procedura per effettuare quanto detto sopra:

1. Apri il messaggio con allegato e salvalo sul desktop o in una qualsiasi cartella del tuo hd stando attento a salvarlo nel formato posta elettronica .eml.
Per fare ciò, puoi semplicemente selezionare la mail desiderata in outlook e trascinarla sul desktop tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.
2. Chiudi Outlook Express e posizionati sul file del messaggio che avrà come nome l'oggetto del messaggio stesso ed evidenzialo.
3. Clicca sul file col tasto destro del mouse e scegli la voce apri con...
4. Seleziona dall'elenco, il programma di elaborazione testo che usi solitamente (per esempio: ms word o notepad).
5. Così facendo avrai aperto il messaggio con il tuo programma di videoscrittura, e andando alla fine del testo del messaggio, troverai moltissime righe di testo apparentemente insignificante ma che non sono altro che il tuo allegato.
6. Seleziona tutto quel testo e cancellalo.
7. Salva il documento e riaprilo nuovamente senza però usare la funzione di apri con...
8. Adesso non ti resta altro che andare nel menù file --> sposta nella cartella --> seleziona la cartella di Outlook,lì dove dovrà essere riposizionato il messaggio.
Ritroverai il tuo messaggio senza allegato.
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi lucasole » 02/03/10 00:18

Salve a tutti
mi permetto di suggerire un sistema alternativo............
Se hai outlook 2003 o 2007, ti basta andare su file -> gestione file di dati -> aggiungi

In questo modo creerai un nuovo file di outlook mantenedo il vecchio o archiviandolo in un backup se preferisci (considera che un GB è davvero tanto e rischi di perdere dati da li dentro)
Ovviamente tutto sarà resettato nel nuovo file di dati, quindi se prima avevi ad es. creato delle cartelle dove archiviavi per settore le tue email (ad es. la cartella LAVORO, AMICI ecc.......) dovrai ricrearle per poter mantenere le regole di archiviazione

In basso avrai sempre la possibilità di visionare le vecchie email

Spero di essere stato utile.........
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 02/03/10 08:44

gahan ha scritto:Ciao,

la prima cosa che mi viene da suggerirti e di visionare le mail, cercando quelle in cui sono presenti allegati assai pesanti di dimensioni;
salvare sul PC tali mail, rimuovendo l'allegato/i dal messaggio per poi salvarlo e reimportarlo in Outlook.
In questo modo conserverai il messaggio originale senza allegati, risparmiando cosi preziosissimi Megabytes.
...
...
Ritroverai il tuo messaggio senza allegato.


grazie ma sono proprio gli allegati che sono importanti (tipo disegni costruittivi e schemi di montaggio inviati, preventivi in pdf, fogli di calcolo, ecc ecc, )

lucasole ha scritto:Salve a tutti
mi permetto di suggerire un sistema alternativo............
Se hai outlook 2003 o 2007, ti basta andare su file -> gestione file di dati -> aggiungi.........


mi hanno rifilato Office 2000 e quello devo tenermi...
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi gahan » 02/03/10 09:00

Ciao,

potresti salvare gli allegati sul PC e archiviarli in una cartella.
E successivamente effettuare la procedura di rimozione allegato da ogni mail (magari solo per quelle in cui gli allegati sono estremamente grandi).
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 02/03/10 09:16

gahan ha scritto:Ciao,

potresti salvare gli allegati sul PC e archiviarli in una cartella.
E successivamente effettuare la procedura di rimozione allegato da ogni mail (magari solo per quelle in cui gli allegati sono estremamente grandi).


un messaggio alla volta, 2 anni di mail inviate e ricevute? :-O
Vi ringrazio dei suggerimenti credo che romperò le scatole affinchè mi risolvano il problema in azienda sempre se son capaci.

Ciao a tutti
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Anlan » 05/03/10 13:33

C'è una soluzione facile facile e gratuita.
Se puoi installare autonomamente applicazioni sul tuo pc allora usa MailStore.
http://www.mailstore.com/en/mailstore-home.aspx

Questa utile applicazione ti permette di eliminare dai file .pst le tue email vecchie (puoi scegliere tu "quanto" vecchie) e te le memorizza in un suo database. Sempre tramite l'applicazione puoi poi cercare e recuperare tutto quello che vuoi mantenendo Outlook "snello".

Importante ... dopo l'archiviazione con MailStore ricordati di eseguire una compattazione dei file .pst di Outlook.

Ciao.
Anlan
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Fabrix18 » 06/03/10 13:54

Michele76 ha scritto:a parte le soluzioni banali tipo

- cancella un po' di email (in azienda conservo tutto perchè ogni tanto salta fuori la rogna e mi paro il c**o con le email anche vecchie di un anno)
- cambia client usa qualcos'altro (non posso, pc aziendale e software non si toccano)

come posso fare?
Il file è ormai un GIGA e anche organizzando tutto per cartelle, Outlook salva sempre un unico file outlook.pst ed è lentissimo.

Ho pensato all'archiviazione automatica su archive.pst ma poi se devo ripescare mail vecchie (sono pieno di allegati)
come faccio? Devo aprire anche quello, col rislutato che cmq Outlook deve tenere aperta sempre tutta la posta inviata e ricevuta in 2 anni di lavoro?

Grazie in anticipo



Non so se lo sa fare anche Outlook 2000, ma il 2003 e il 2007 hanno la possibilità di fare l'archiviazione dei messaggi più vecchi di "Tot mesi" decidi tu quanti e quali cartelle.
In questo modo sposti i messaggi un un file .PST diverso dall'originale, che puoi lasciare sempre attivo e collegato al tuo outlook oppure sganciarlo e collegarti a lui solo quando ne hai bisogno.

Io di solito creo un .PST ogni anno, archiviando i messaggi dell'anno precendente

Vedi il menù Strumenti - Opzioni - Altro - Archiviazione automatica
Però ti ripeto, non so se c'era anche ai tempi di Outlook 2000
Piuttosto convincere l'azienda a passare almeno ad Office 2003?? Il 2000 ha ormai 10 anni di vita!! :o :cry:

Ciao
Fabrix
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 10/03/10 09:07

Fabrix18 ha scritto:
Michele76 ha scritto:a parte le soluzioni banali tipo

- cancella un po' di email (in azienda conservo tutto perchè ogni tanto salta fuori la rogna e mi paro il c**o con le email anche vecchie di un anno)
- cambia client usa qualcos'altro (non posso, pc aziendale e software non si toccano)

come posso fare?
Il file è ormai un GIGA e anche organizzando tutto per cartelle, Outlook salva sempre un unico file outlook.pst ed è lentissimo.

Ho pensato all'archiviazione automatica su archive.pst ma poi se devo ripescare mail vecchie (sono pieno di allegati)
come faccio? Devo aprire anche quello, col rislutato che cmq Outlook deve tenere aperta sempre tutta la posta inviata e ricevuta in 2 anni di lavoro?

Grazie in anticipo



Non so se lo sa fare anche Outlook 2000, ma il 2003 e il 2007 hanno la possibilità di fare l'archiviazione dei messaggi più vecchi di "Tot mesi" decidi tu quanti e quali cartelle...
Piuttosto convincere l'azienda a passare almeno ad Office 2003?? Il 2000 ha ormai 10 anni di vita!! :o :cry:

Ciao
Fabrix


Già provato l'archiviazione automatica,
ma se poi mi tengo aperti entrambi i PST siamo punto a capo.

PS: in questo periodo il "must" è ridurre costi e spese.
Non siamo un azienda di informatica, quello che serve fare a noi, Office 2000 lo fa.
Che ci guadagnerebbe l'azienda? Incremento produttività ZERO (parlo per noi)+ incremento spese TOT = meno profitto.
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Fabrix18 » 10/03/10 20:07

Beh, io parto dal presupposto che archivio i messaggi "vecchi" in .PST diversi, ma poi non li tengo costantemente agganciati ad outlook. Essendo messaggi vecchi, non li devo vedere per forza tutti i giorni, ma so che sono li a disposizione e li aggancio all'occorrenza.

In realtà non ho mai provato e non ho mai capito se outlook sia più veloce a caricare per esempio un solo PST da 2GB piuttosto che 4 PST da 500MB.
Questo non lo so, ma sicuramente averli divisi in più file riduce il rischio di danneggiamento del file PST (almeno questo è quello che penso io), proprio perché non vi accedo in continuazione.

Ciao
Fabrizio
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Anlan » 11/03/10 12:26

Ciao a tutti. Intanto rinnovo l'invito a provare Mailstore.

Cercherò di fare un po' di chiarezza riguardo a diversi "miti" che coinvolgono i file .pst
Dunque ... come tutti sapete i file .pst sono i "database" in cui Outlook memorizza copie locali dei messaggi. Le dimensioni massime dei file .pst hanno visto il loro "limite" cambiare nel tempo in funzione della versione di Outlook adottata e del tipo di codifica utilizzata.
Outlook 2002 (e precedenti) utilizzano una codifica ANSI per i file .pst e la loro dimensione massima è limitata a 2Gb.
Outlook 2003 (e successivi) utilizzano una codifica UNICODE per i file .pst e la loro dimensione massima è impostata per default a 20Gb ma questo valore può essere modificato mediante chiavi di registro (http://support.microsoft.com/kb/832925/)

Detto questo vediamo di sfatare il primo mito: le dimensioni del file non sono direttamente proporzionali alle probabilità che il file si danneggi. Quello che invece è rilevante è il numero di item che vi sono contenute. Paradossalmente un file pst contenente un solo messaggio (con allegati o meno) di dimensione complessiva di 20gb si danneggerà molto meno facilmente di un .pst che contiene 2097152 elementi da 10k ciascuno. La parte che si danneggia, infatti, non è l'area dati del file ma la parte dove vengono memorizzati gli indici: prova ne sia che quando Outlook non riesce più a leggere un .pst esistono diversi strumenti che permettono, tramite una scansione bit-by-bit, di ricostruire l'intero contenuto.

Secondo mito : la velocità di apertura. Anche in questo caso le dimensioni del file sono rilevanti in minima parte. Outlook infatti, non legge mai l'intero contenuto del file: legge l'intero contenuto dell'area indice per caricare tutte le intestazioni dei messaggi ed il loro tipo (ricordiamoci infatti che OL dispone di tipi elementi diversi: messaggi, contatti, note, voci di calendario ecc. ad ognuna delle quali corrisponde un tipo MAPI diverso). All'apertura di un file pst Outlook popolerà l'elenco di voci in ogni singola cartella, ma non ne recupera il reale contenuto (andando quindi a leggere l'area dati corrispondente) se non nelle seguenti condizioni:
- si clicca sull'elemento e si ha l'anteprima automatica
- si fa doppio clic sull'elemento per aprirlo
- è attiva l'anteprima automatica dei messaggi non letti
- si effettua una ricerca libera testuale all'interno dei contenuti dei messaggi
Inoltre, istantaneamente, Outlook caricherà tutti gli elementi di tipo Calendario per emettere eventuali avvisi di appuntamenti scaduti o in scadenza.

E' ovvio che un numero elevato di elementi comporta aumentate dimensioni del file ma, ripeto, non sono le dimensioni del file a creare i maggiori problemi: è il numero degli elementi che rallenta le operazioni. Fare anche piccole modifiche a file pst di grosse dimensione con migliaia di elementi (o decine di migliaia) è il miglior modo per correre il rischio di danneggiare la critica parte di indice del file stesso. I motivi sono decine ma tecnicamente vanno ricercati nel modo in cui il sistema (Outlook ed il file system) gestiscono lock ed inserimenti in database di tipo ISAM, nel modo in cui si possono verficare errori di delay write, nel fatto che il database di un file .pst non gestisce le transazioni e non può essere recuperato in modo journaled.

Altro aspetto da ricordare: i file pst aumentano sempre di dimensione. Non importa quanti elementi cancelliate dall'archivio pst. Lo spazio "recuperabile" non verrà mai recuperato fino a quando non eseguirete una compressione del file .pst: operazione che durerà tanto di più quanto più è frammentato al suo interno il file .pst ovvero quanto più è alto il numero di elementi presenti e/o cancellati.

In un particolare caso la dimensione dei file .pst è rilevante: quando si considera l'impatto dei file .pst sulle scansioni antivirus. Più grande è il file più lo scanner ci metterà del tempo a controllarlo tutto: ovviamente molti antivirus non effettuano una reale scansione del singolo file ma si limitano alla scansione del contenuto visualizzato o richiesto per limitare l'occupazione di risorse del sistema.

I file .pst, in conclusione, sono e dovrebbero essere considerati come il database della parte "viva" di Outlook ovvero di tutta la nostra corrispondenza corrente, dei calendari recenti ecc. Utilizzarli come archivio è fondamentalmente sbagliato prima di tutto per il fatto che per gestire un file pst vi serve per forza Outlook (nella versione che ha generato il pst o successiva). Un file pst poi non è mai un archivio "statico": basta aprire un pst (anche di archivio) per poter modificare contrassegni sui messaggi, modificare i messaggi stessi, aggiornare rubriche, inserire nuove voci nel calendario ecc. Se serve tenere un archivio della posta "vecchia" il mio consiglio è sempre quello di esportarla in una posizione ed in una modalità "esterna" ad Outlook. Mailstore (gratuito per la versione desktop) vi permette proprio questo archiviando tutto in una location diversa, ricercabile, e recuperabile in vari formati (per esempio potreste voler recuperare dei messaggi del vostro vecchio Outlook per leggerli con Thunderbird). Il tutto senza limiti di spazio se non quelli imposti dal vostro hard disk.

Saluti.
Anlan
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Fabrix18 » 11/03/10 18:39

Ciao Anlan,
visto che sei così esperto in materia, mi permetto di farti una domanda a cui potresti forse rispondermi:

una mia collega di lavoro, sul suo pc ha uno strano problema che non ho ancora capito ma non è legato ad outlook:
capita a volte che inserisca una chiavetta usb in una delle porte e da quel momento il pc si blocca e non può fare più niente, nemmeno muovere il mouse. E' come se si "stampasse" una fotografia del desktop e vedi lì tutto fermo, ma non puoi fare più nulla se non spegnere.

Detto questo, spengo il pc e siccome c'è sempre aperto outlook, quando riavvio e riapro OL, mi fa una specie di "controllo integrità file" (o qualcosa di simile, ora non ricordo bene la frase).
Siccome il suo file PST è da 3,5GB circa, questo controllo impiega anche 2/3 minuti di orologio.
Da cosa può essere dovuto questo controllo?
e perché se io spengo brutalmente il mio pc con OL aperto e file PST da 200MB non mi capita mai di vedere questo "controllo integrità file"?
Potrebbe essere un sintomo che il suo file PST è organizzato male?
magari devo fare una compressione, ma non l'ho mai fatta perché non mi fidavo appunto del suo file da 3,5GB.

Grazie e ciao
Fabrix
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Anlan » 12/03/10 10:42

Ciao Fabrix,
per quanto riguarda il "freeze" del computer quando si inserisce una chiavetta USB le cause potrebbero essere diverse:
  • Insufficiente potenza di alimentazione erogata dallo slot USB ed eccessivo assorbimento della chiavetta (succede con qualsiasi chiavetta ? su qualsiasi porta ?)
  • Errore durante il caricamento iniziale dei driver della chiavetta
  • Mancati aggiornamenti di Windows Update
  • Necessità di aggiornare il Firmware del Bios

Il controllo integrità del file è normale in caso di chiusura anomala di Outlook: quando Outlook si chiude normalmente scrive nel file varie informazioni e sblocca le pagine di dati bloccate (è un po' come quando spegni il pc con un documento di Word aperto - il file di lock rimane su disco). Ovviamente più il file .pst è grande, più elementi contiene, più Outlook ci mette del tempo a controllarlo tutto (in pratica fa una lettura sequenziale dal primo bit all'ultimo per verificare che i dati siano nelle effettive posizioni indicate dal tabella indice).

Un file di 3.5 Gb può contenere molto spazio inutilizzato, come pure potrebbe essere effettivamente tutto pieno. Per fare una verifica puoi fare questo semplice controllo: apri outlook, clicca con il bottone destro sulla radice dell'albero delle cartelle, scegli Proprietà e controlla le Dimensioni delle Cartelle. Questo ti da l'occupazione totale effettiva dei dati: se l'occupazione totale è molto minore (diciamo un 30% almeno) della dimensione fisica del file ... allora è ora di fare una bella compressione.

Prima di procedere però, a scanso di pericoli, fatti una copia del pst in un posto sicuro ed assicurati che lo spazio su disco sia sufficiente: il disco su cui c'è il pst deve avere come spazio disponibile almeno lo spazio totale occupato dal pst + un 10%. (Per un pst di 3.5 Gb - generalmente in C:\Documents...bla...bla - dovresti avere su C: almeno 4Gb liberi prima di fare la compressione. Questo perchè Outlook non comprime il file originale, ma ne crea uno nuovo copiandoci dentro solo i dati reali. Solo alla fine e se non ci sono errori viene cancellato quello vecchio e viene sostituito con quello nuovo).

Ciao.
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 12/03/10 18:43

Non ho capito il discorso che "è sbagliato usare outlook come archivio" va solo usato per la parte "viva" cioè la posta recente. Che poi è relativo... Per me entro 10 anni è cmq recente :-D

Scherzi a parte se anche prendessi tutti sti 2 anni di mail e mi salvassi uno alla volta tutti gli allegati che me ne faccio?

Molto spesso non basta l'allegato ma serve sapere "quando come e a chi è stato spedito e con che accordi"...e questo nell'allegato non c'è come informazione ma c'è nel messaggio di posta elettronica.

A me serve poter rintracciare sempre tutta la mia posta elettronica di sempre, perchè a volte "le rogne saltan fuori anche dopo diversi mesi o addirittura 1 anno 2 anni"

Mi farò installare sto mailstore al lavoro...

A casa cestino tutto tanto sono solo caxxate :-D
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Re: File delle cartelle personali di Outlook PESANTISSIMO

Postdi Michele76 » 10/10/11 13:27

risolto con Windows 7, Outlook 2010 e finalmente in azienda sono arrivati i computer nuovi @64 bit processore i7
8 giga di ram (credo si possa portare a 16 se non anche a 32 giga visto che li abbiamo già portati al limite :-D)

Outlook splittato per comodità annualmente (2008 2009 2010 2011 ...)
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