Just my idea:
credo che abbia una LAN con utenti nome1,nome2,nome3.
X questo devi aprire un Server E-mail e devi avere IP statico e dominio o IP dinamico e hostname ad es. su dyndns.org e avere un Server Mail come INet Serv ( che è FREE

)
poi dal client come server POP metti hostname.dyndns.org o dominio.it e come SMTP quello del provider.
Devi usare Internet per questo...
[Sempre che la domanda sia quella che io credo..]
Nicola