Excel 2010 - Copiare un database con diverse variabili

[Carlo81]

Ciao a tutti, vorrei un aiuto per risolvere questo problema:

Ho un database in Excel 2010 che in sostanza è un elenco di rappresentanti con relativi dati di contatto e informazione (numeri, indirizzi, email, marchi, paese, ...). Le ultime tre colonne sono dedicate ai prodotti, ad esempio "giacche", "pantaloni" e "scarpe" e per ogni agente vi è una X sul prodotto che tratta.

Ora, io vorrei che questo elenco generale funzionasse da master e che automaticamente i dati fossero trasferiti su altri tre mini-database dove vanno a finire i nomi in base al prodotto (quindi tre db: giacche, pantaloni e scarpe). In questi tre mini-database aggiungerei poi delle colonne per ulteriori dati (es: data contatto, commento, nota, ...).

Vorrei che ogni volta che modifico il master le modifiche siano riportate anche nel mini-db di riferimento.

Come faccio? credo di aver capito che bisogna utilizzare le macro e VBA.

E' tardi e sono cotto, spero si sia capito di cosa ho bisogno

[ricky53]

Ciao,
prima di tutto benvenuto nel nostro forum.

Se posso permettermi un CONSIGLIO: non suddividere il tuo archivio dati ti complicherai la vita nelle future elaborazioni ed aggiornamenti (infatti stai già chiedendo una macro per allineare i dati dal DB principale ai tre ridotti ad ogni aggiornamento fatto sul DB principale).

Io analizzerei bene le tue esigenze globali e poi vedrei come operare ma NON dividerei il DB !!!

Invia le informazioni di "TUTTO" quello che devi "GESTIRE" ed insieme si troverà come procedere

[Carlo81]

Ciao,

grazie per il benvenuto!

Lo so che è più semplice lavorare su un solo DB, ma il problema è che per velocizzare il lavoro ho bisogno di db più snelli senza perdere mai un database generale dove ho le info di base. Questo significa che nel master andrò ad inserire info di base (nome, contatto, telefono, email, ...) e a questo db andranno ad aggiungersi ulteriori righe man mano che trovo contatti interessanti (praticamente ogni giorno). Ora, nello specifico poi, man mano che contatto o lavoro con queste persone, aggiungerò altri dati specifici per il singolo nome (data contatto, commenti, notizie, richieste, campionature, ...). Ogni singolo nome può valere anche per due o più categorie (quelle famose categorie tipo "pantaloni", "giacche", ...) e per ogni categoria ci saranno i dati specifici (di nuovo: data contatto, commenti, notizie, ...). Sono 2000 nomi e molte notizie, se devo gestire tutto su un singolo db diventa enorme e di difficile gestione soprattutto per quei nomi che valgono per più di una categoria. Non so se rendo.

Ora, l'idea appunto era questa:

Avere un foglio dove vanno tutti i nomi e che si fermi alle colonne condivise da tutti (info di base) e poi avere sub-fogli di lavoro dove vanno in base alle categorie di appartenenza e qui mettere le info specifiche di ognuno (data contatto, commenti, ...) per lavorare più agilmente sul singolo prodotto. Considera che potenzialmente i prodotti sono anche una decina.

L'alternativa potrebbe essere lavorare con i filtri, con più filtri contemporaneamente, ma ogni due minuti, saltare da una combinazione di filtri all'altra diventa un macello (tranne se si possono impostare set di filtri).

Spero sia più chiaro

[ricky53]

Ciao,

per risolvere le tue problematiche occorre una USERFORM (con vari TextBox, ComboBox, Pulsanti, altro) nella quale potrai effettuare l'inserimento di nuovi dati, la modifica, la cancellazione, la ricerca e ... tutto quello che vorrai.
Il tutto fatto su un unico DB (grande a piacere ... 2000 nomi non sono poi così tanti)

Volendo si possono utilizzare dei pulsanti che filtrano come ti occorre e sui dati filtrati potrai fare quello che va fatto ...


La cosa importante è sapere quali operazioni fai e con quale frequenza e, di conseguenza, si potranno disegnare/progettare la funzioni necessarie.


Tu sei partito già con una soluzione (spezzare in tre il tuo DB) che probabilmente applicata nel tuo contesto inizialmente ti può sembrare risolutiva ma ... io ho i miei dubbi.

Pensaci bene ed rifletti su quanto ti ho scritto.

[Carlo81]

Allora, le operazioni che faccio sul db sono di due tipi:

1) aggiunta di nuove righe man mano che trovo nuovi nomi in giro dalle mie ricerche.
2) aggiunta di info sul singolo nome quando faccio azioni su quel nome, in particolare: data ultimo contatto, commenti contatto.

L'aggiornamento dei dati è quotidiano e molto frequente nel corso della giornata.

Per ogni contatto è indicata la categoria merceologica di appartenenza e il singolo contatto può valere per più categorie. Le info del punto 2 vengono ripetute sul singolo contatto per il numero di categorie a cui appartiene. Per cui: se il contatto PIPPO appartiene e a due categorie (A e B) avrà "data ultimo contatto cat. A", "commenti contatto cat. A", "data ultimo contatto cat.B", "commenti contatto cat.B", e così via. Per cui se oggi sto lavorando, ad esempio, sulla cat. A, vorrei un sistema che mi permettesse di avere tutti i nomi che appartengono a quella categoria con le info del punto 2 che valgono per la categoria A.

[peppo55]

CiaoCarlo81,

dovresti allegare un file di esempio, in modo da capire meglio quello che intendi fare.
Togli dati sensibili.

[Carlo81]

Ciao Peppo,

ecco un esempio semplificato del database con dati sensibili inventati:

http://www.filedropper.com/databaseagentiprova


Allora, io vorrei un sistema che mi permetta di lavorare su un database variabile di volta in volta in base al tipo di variabile che mi interessa. Le variabili sono S, G e R. Per esempio oggi devo lavorare sugli agenti che hanno G. Nel momento in cui mi seleziona tutti gli agenti con G vorrei che mostrasse i corrispondenti "commento_g", "ultimo contatto_g" e "da fare_g" (solo quelli, gli altri commento, ultimo contatto e da fare non mi servono in quel momento).

Pensavo alla copia automatica del db in base alle variabili per non dover selezionare ogni volta più filtri perché mi capita tante volte nell'arco della giornata di dover saltare da un db all'altro.

Spero sia più chiaro ora!

[peppo55]

Ciao Carlo91,

a miao parere, vedendo come sono impostati i dati (tutto in orizzontale) bisogna usare Microsoft Query, in modo da creare tre tabelle (aggiornabili) che includano solo i dati delle varie categorie (S,G,R).
Nell’ esempio in allegato, ho modificato la tua tabella, in modo da poter creare una tabella pivot che contenga solo le colonne da te indicate: Agente; "commento"; "ultimo contatto"; "da fare"
Ad esempio l’Agenzia Y , appartiene a tre diverse categorie, quindi andrà replicato altre due volte cambiando le variabili: “Categoria” "commento"; "ultimo contatto"; "da fare".

http://www.filedropper.com/prova_3

[Carlo81]

Grazie Peppo (e Buona Pasqua!).

Oltre a questa a soluzione, non è possibile creare un set fisso di filtri che ogni volta mi tiene solo alcune variabili sul database?

Mi spiego meglio: il database resta unico così come l'ho creato io (quindi con "commento", "ultimo contatto" e "da fare" triplicati per le 3 variabili S, G e R) e con il singolo agente riportato una sola volta, ma poi posso selezionare un filtro che contemporaneamente mi isola i dati dell'agente e "commento", "ultimo contatto" e "da fare" che mi interessano in base alla variabile S, G o R su cui sto lavorando?

[peppo55]

Ciao Carlo81

anche se in ritardo, ricambio gli auguri di Buona Pasqua.

Guarda l'esempio in allegato se va bene.
Nella casella nome inserisci il nome di un agente, poi in una delle tre categorie digita la lettera X e premi Filtro dati.
Per togliere il filtro premo Mostra tutti.

http://www.filedropper.com/filtri

[Carlo81]

Ottimo Peppo! Direi che ci siamo.

Alcune correzioni se possibile:
- possiamo togliere la casella di ricerca NOME, in realtà non mi interessa ricercare per nome (avrei comunque il "trova"), ma solo per categoria.
- quando ricerco per categoria vorrei che mi risultasse il db con tutte le colonne (anche telefono, stato, città, ...) in modo da poter avere tutte le info utili quando sto lavorando su quella categoria.
- quando immetto un filtro se poi passo ad un altro filtro mi risulta un db con solo nomi e nessuna colonna. Per risolvere devo passare prima da mostra tutti.

Mi spiegheresti la procedura così posso adattarla al db vero?

Grazie mille, sei gentilissimo, ma se ti sto stressando dimmelo!

Carlo

[peppo55]

Ciao Carlo81,

vedi se le modifiche apportate vanno bene.
Hai sempre detto che vuoi filtrare i dati per una sola categoria alla volta, quindi il filtro agisce solo sulle righe che soddisfano il criterio. Quando cambi il criterio devi premere Mostra tutti.
Per quanto riguarda la procedura, forse ti conviene copiare i dati del tuo file originale e incollarli nel file in allegato , perché nel codice VBA ci sono riferimenti al foglio tipo criteri e Tabella.

http://www.filedropper.com/filtri2

[Carlo81]

Ciao Peppo,

grazie mille.

In questo db non si possono aggiungere altre colonne, giusto?

Carlo

[peppo55]

Ciao Carlo,

si possono inserire altre colonne.
Andrà modificato il codice VBA e bisogna sapere se queste colonne, vengono filtrate in base alla categoria.

[Carlo81]

Ciao Peppo,

se puoi mi modificheresti il VBA con queste nuove colonne? (ho aggiunto web, cell, email e marchi)

http://www.filedropper.com/filtri3

Se non è troppo complicato mi spiegheresti anche in quale parte del VBA si deve intervenire se si modificano le colonne?

Grazie
Carlo

[peppo55]

Ciao Carlo,

vedi se adesso va bene.
Fai attenzione a non eliminare le prime 4 righe, contengono i criteri.

http://www.filedropper.com/filtrimod

[Carlo81]

Grazie Peppo, funziona!

Carlo