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Excel - Problemi File Condiviso

Vuoi potenziare i tuoi documenti Word? Non sai come si fa una macro in Excel? Devi creare una presentazione in PowerPoint?
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Moderatori: Anthony47, Flash30005

Excel - Problemi File Condiviso

Postdi vezza21 » 23/06/12 08:49

ciao a tutti,

al lavoro abbiamo un grosso problema con un file excel condiviso tra circa 10 persone. E' un file fondamentale per il nostro lavoro nel quale ognuno di noi va ad inserire una serie di dati (senza nessuna formula particolare - solo una serie di righe e colonne con caratteri e numeri di colore diverso) e che è aggiornato di continuo nel corso della giornata.

fino a poco tempo fa vi lavoravano solo 3 persone e non c'erano mai stati problemi. ora che vi lavorano piu persone (copiando ed incollando dati presi da altri file excel) capita spesso che il file si blocchi.... ed è necessario risalvarlo con altro nome ogni volta per poterlo sbloccare (e si perdono spesso i salvataggi degli ultimi 10 min)

capita spesso che compaia l'errore "the file is locked..." "invalid cells format" etc....

cerchiamo di salvare ogni volta che qualcuno di noi fa una modifica ma purtroppo i problemi sono ormai quasi giornalieri.

avete qualche suggerimento?
vezza21
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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi patel » 23/06/12 09:30

è possibile che vi accediate contemporaneamente ? oppure che qualcuno dimentichi di chiudere il file anche dopo che ci ha lavorato ?
patel
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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi Flash30005 » 23/06/12 09:32

Ciao Vezza21 e benvenuto nel Forum

Non mi risulta che ci sia la possibilità di accesso contemporaneo di più persone nello stesso file ed effettuare le modifiche: dopo il primo utente gli altri avranno il file disponibile solo in lettura e, in caso di modifiche, non si potrà salvare il file su se stesso ma puoi solo salvarlo con altro nome.

Se gli errori non sono dovuti a quanto detto su,
il file potrebbe essere ormai corrotto puoi provare a copiare i dati su una nuova cartella e salvare il file con altro nome.

Ciao
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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi vezza21 » 23/06/12 10:21

si, le stesse persone che inseriscono i dati sono dentro al file contemporaneamente... chi fa delle modifiche e salva vede poi ciò che ha inserito lui in prima persona e gli altri (con un messaggio di avviso... tipo "il file è stato modificato da altri utenti) - se c'è qualche conflitto (e per fortuna capita raramente) si puo scegliere cosa tenere valido per il salvataggio

cliccando su "condividi cartella di lavoro" vedo anche chi è dentro in quell'istante...

è un file che teniamo aperto tutto il giorno... per vedere come si evolve il lavoro "live"... per dirla in parole semplici.


Credo che il problema sia dovuto la fatto che ora vi lavorino troppe persone contemporanaemente o anche al fatto che i dati inseriti provengano da file excel diversi - con formati e caratteri diversi...

C'è un sistema per evitare che il programma si sovraccarichi e accetti magari un salvataggio per volta... (credo magari che si blocchi quando piu persone salvano nello stesso istante...)

grazie per ogni consiglio
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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi ricky53 » 23/06/12 16:27

Ciao,
anche noi utilizziamo la condivisione con accesso contemporaneo di più persone ma solo due,tre massimo quattro) e con il 2003 non abbiamo avuto mai problemi.
Qualche problema si è avuto quando un utente aveva il 2003 ed un altro il 2007 0 il 2010 e anche noi, in quelle situazioni, si è stati costretti a salvare con nome e recuperare i dati unendo il file precedente con quello nuovo salvato ... con attenzione e qualche perdita di dati.

Abbiamo affrontato e risolto il problema creando un file "DATI Globale esterno" al quale apportare (a chiusura del file condiviso) le modifiche (conservando, per sicurezza per una settimana, i dati inseriti su un file con nome = utente-data-ora).
La procedura di accesso al file DATI Globale non consente modifiche ai dati ma solo lettura.
Ho inserito un sistema di livello di autorizzazioni all'applicativo con funzioni diverse che partendo dal MAIN instradava e consentiva lettura (tutti gli utenti), aggiornamento dati (solo alcuni utenti), aggiornamento funzioni e visualizzazione codice VBA (solo io) ecc.

C'è voluto (a me che ho dovuto rifare quasi tutto l'applicativo) un po' di tempo a mettere in piedi il sistema ma, dopo un bel po' di tempo e di prove il tutto gira senza problemi (anche con versioni di excel diverse)
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
Più immediata sarà la nostra soluzione


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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi Anthony47 » 23/06/12 18:55

Immagino che il processo descritto da Ricky (vedi sopra) risolvera' anche la vostra situazione.
Nel frattempo verifica se e' presente l' autorizzazione a "Modifiche contemporaneamente da piu' utenti" ed eventualmente rimuovila per prova, anche se questo potrebbe creare qualche disagio alle utenze.

Ciao
Anthony
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E voi cosa usate? (per istruzioni vedere viewtopic.php?f=26&t=97449)
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Re: Excel - Problemi File Condiviso

Postdi ricky53 » 23/06/12 22:42

Ciao,
prova a cambiare questa impostazione:
dalla finestra della condivisione,
1. prima togli il check a "Consenti modifiche contemporaneamente ..."
2. salva il file
3. rimetti il check a "Consenti modifiche contemporaneamente ..."
4. adesso con click su "Avanzate", nella nuova finestra, in Rileva modifiche degli ultimi ... cambia il numero di giorni impostando 2 o 3.

Prova con più utenti contemporanei e ... spera che il problema non si presenti altrimenti rimane quella di fare tutto il processo che ho descritto ma ... non è proprio semplice.

Alcune cose semplici che puoi fare:
A. mediante una macro salvare, ad ogni apertura del file, il dati che sono rilevanti in un file a cui assegni il nome "NomeUtente-Data-Orario.XLS" e in caso di problemi partire da questo file salvato almeno avrete perso solo le modifiche dell'ultimo utente.

B. salvare automaticamente con lo stesso nome descritto prima ogni "xx" minuti

C. impostare, sempre in "Avanzate", Aggiorna modifiche automaticamente ogni "nn" minuti e qui imposti il tempo che vuoi.

Consiglio: è preferibile il salvataggio (esempio "A") con NomeUtente-Data-Orario perchè potrai controllare lo stato degli aggiornamenti e cancellare i salvataggi che non ti interessano
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
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