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ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Vuoi potenziare i tuoi documenti Word? Non sai come si fa una macro in Excel? Devi creare una presentazione in PowerPoint?
Oppure sei passato a OpenOffice e non sei sicuro di come lavorare al meglio?

Moderatori: Anthony47, Flash30005

ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi facciotto » 22/02/12 11:38

Ciao a tutti. Ho creato un report con testo uguale per tutti gli alunni che mi interessano e che appartengono a classi diverse ovviamente.
Io ho necessità di stampare queste lettere / report ordinandole per classe e a seguire in ordine alfabetico. Ora come ora sono in ordine alfabetico, ma è disagevole poi una volta stampate doverle io a mano raggruppare per classe per poterle consegnare in blocco.
Finora non ci sono riuscita operando sulla funzione Ordinamento/raggruppamento. Dove sbaglio?
Altro quesito: il file di cui sopra l'ho generato in origine in excel e poi stando in Access l' ho importato con CARICA DATI ESTERNI.Il problema è che 2250 record sono bianchi - vuoti e sono record in più nel senso che tutti gli altri record che devono esserci ci sono e sono corretti.
Come li elimino, ma non uno a uno ovviamente....?
Grazie
facciotto
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi Flash30005 » 22/02/12 15:36

Se avevi il file excel potevi continuare ad usare excel che non si "intimidisce" a trattare 2500 righe
e forse avresti risolto molto prima che non con Access.
Quindi ora devi decidere se usare Excel o Access
Nel primo caso ordini per Classe e seconda opzione di ordinamento Cognome/Nome Alfabetico

Nel secondo caso devi ripulire la tabella dai record spuri (vuoti)
aprendo la tabella e non eliminare un record alla volta ma selezionando tutti i record senza dati e poi premi il pulsante Canc o il simbolo ->X in access (Elimina Record)
per selezionare un range di record è sufficiente selezionare il primo record vuoto
scendere senza selezionare nulla fino ad arrivare all'ultimo
premere il tasto Shift (Maiuscolo) e premere il tasto sinistro del mouse
i record selezionati saranno anneriti a questo punto premi il tasto Canc della tastiera.
chiudi la tabella e salvi.

ora per avere una tabella ordinata puoi creare una query
seguendo la procedura guidata
Inserendo tutti i campi della tabella
e termini la query
vai nell'Sql della query
avrai qualcosa del genere
Codice: Seleziona tutto
SELECT TuaTabella.[Classe], TuaTabella.Cognome, TuaTabella.[Nome], TuaTabella.[campo4], TuaTabella.[campo5], TuaTabella.[campo6], TuaTabella.[campo7]
FROM TuaTabella;

a questo aggiungo il codice Order
Codice: Seleziona tutto
SELECT TuaTabella.Classe, TuaTabella.Cognome, TuaTabella.Nome, TuaTabella.campo4, TuaTabella.campo5, TuaTabella.campo6, TuaTabella.campo7
FROM TuaTabella  '<<<< codice query precedente
Order by 1,2,3;   '<<<< riga aggiunta  (il punto e virgola va messo alla fine del codice)


Order 1,2,3 significa ordina innanzitutto per classe (è il primo campo che leggi nella query)
2 per cognome
3 per nome

Fai attenzione ai campi, se un campo ha degli spazi ad esempio
Cognome Alunno
il campo deve essere racchiuso tra le parentesi quadre
così
TuaTabella.[Cognome Alunno] altrimenti non sono necessarie

Una volta finito, esegui la query
Ciao
Flash
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi facciotto » 23/02/12 15:12

Grazie Flash!
Il primo punto l'ho superato. Ora per il secondo devo aspettare quando avrò un attimo di tempo per mettere in pratica. Ma ci tenevo a ringraziarti dell'attenzione.
Ti farò sapere come è andata.
facciotto
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi facciotto » 26/02/12 08:42

Ho messo in pratica la tua query in SQL e funziona.
Nel senso che rimanendo in ambito query ho tutto il mio bell'elenco- tabella prima in ordine di classe e QUINDI in ordine alfabetico di alunno proprio come desideravo.
Il report che è collegato alla query di cui sopra però continua a presentarmi ogni lettera/report in ordine alfabetico con le classi ovviamente scombinate.
Dimmi dove sbaglio! Grazie tanto per l'aiuto.
facciotto
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi Flash30005 » 26/02/12 10:42

Beh non avevo capito che dovevi fare un report
ma solo ordinare una tabella

se devi fare un report durante la creazione guidata puoi mettere ordine crescente alfabetico su più campi e quindi si rende inutile la query.

Se proprio vuoi fare il report della query devi saltare il passaggio di ordinamento del report in quanto già ordinato dalla query syessa

ciao
Flash
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi facciotto » 26/02/12 11:02

Il report/lettera l'ho creato con fatica essendo un po' complesso quindi non voglio ri-crearne un altro con AUTOCOMPOSIZIONE REPORT.
Volendo stare su quello che già ho, come posso vedermi i dati in ordine di classe e quindi di cognome?
facciotto
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Re: ACCESS: ordinamento e carica dati esterni

Postdi Flash30005 » 26/02/12 15:28

Non credo si possa fare
In un report creato puoi modificare la posizione dei campi (in struttura), aggiungerne dei nuovi ma se hai già dato un ordinamento errato dovrai ricominciare.
Puoi tentare una composizione report da query senza ordinare nulla
una volta terminato vai in struttura del tuo report copiare tutti i campi e loro posizione e incollarli (dopo aver cancellato quelli presenti) nel report appena creato (non l'ho testato e non so l'effettivo funzionamento di questo procedimento)

ciao
Flash
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