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Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Vuoi potenziare i tuoi documenti Word? Non sai come si fa una macro in Excel? Devi creare una presentazione in PowerPoint?
Oppure sei passato a OpenOffice e non sei sicuro di come lavorare al meglio?

Moderatori: Anthony47, Flash30005

Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Sbabbaro » 30/03/09 10:53

Buongiorno a tutti.
Ho trovato argomenti simili al mio, ma non mi sono stati d'aiuto, quindi, aimè, proverò ad aprire un nuovo topic nella speranza che qualcuno riesca ad aiutarmi.
Il problema è questo:
Ogni 3 mesi ho delle documentazioni di lavoro che mi scadono e mi servirebbe una funzione o qualche stratagemma (nel caso fosse possibile eviterei le macro che non so usare, a meno che non sia indispensabile) che mi mandi automaticamente una notifica via mail, che mi ricordi di fare l'aggiornamento. Excel in pratica mi servirebbe solo come metodo di promemoria in questo caso.
Nel foglio di excel mi piacerebbe avere delle celle in cui inserire a mano la data iniziale (giorno sucessivo alla mia prossimia scadenza), e la durata della documentazione (nel mio caso 3 mesi, ma vorrei che potesse essere modificata eventualmente in futuro). Il resto dovrebbe essere eseguito tutto automaticamente, senza che io entri più in excel (verifica della scadenza e invio mail di notifica al mio idirizzo ogni 3 mesi). Per far questo ovvimanete ho bisogno che non si debbano creare bottoni o quant'altro affinchè vengano inviate le mail, proprio perchè vorrei non dover più entrare in excel una seconda volta.
Non so come far si che venga verificata la data attuale e messa a confronto con il periodo di 3 mesi, e non so come far si che vengano spedite mail in generale... peggio ancora far combaciare le due cose, e soprattutto in modo automatico :)
Ho una versione aggiornata al 2007 sia di outlook che di excel.
Spero di essere stato abbastanza chiaro nella descrizione del problema, visto la mia poca padronanza tecnica, sia di linguaggio informatico che di capacità nell'utilizzo dei programmi.
Ringrazio infinitamente.
____
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Mih dove sto scrivendo!
Ok e' quasi tutto... daccordo: E' TUTTO!
Pero' ci sono pure...
Dite che non c'e' nulla d'altro?
Allora saprete aiutarmi! :D
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 01/04/09 12:08

Se usi l'email solo per avvertire te stesso (nel tuo Pc mi sembra superfluo utilizzare il programma di posta, ti puoi far avvisare in tante altre maniere...
Crei il tuo foglio di excel con le date ed elenco documentazione etc etc
poi crei una operazione pianificata
Start>Impostazioni>Pannello di Controllo scegli Operazione Pianificate e aggiungi Operazione Pianificata scegli Sfoglia "rintracci" il tuo foglio di excel e lo abbini all'operazione pianificata e clicchi su avanti,
selezioni il periodo "ogni mese", avrai la possibilità di selezionare i mesi nei quale quell'operazione si deve attivare es. Gen, Apr, Lug, Ott (da gennaio ogni 3 mesi) e determini anche il giorno e l'ora, clicchi ok fino alla fine.

Quando si verificherà quell'evento si aprirà il tuo foglio di excel o quell'applicativo che tu hai abbinato a quell'evento.

Ciao
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Sbabbaro » 02/04/09 09:51

Grandee, grazie mille.
Come spesso succede, le soluzioni più semplici sono anche le migliori.
Sei stato molto dettagliato, metto subito in atto.
Giusto per curiosità, era possibile fare lo stesso con Excel?
Ciao
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 02/04/09 23:16

Sbabbaro ha scritto:Grandee, grazie mille.
Come spesso succede, le soluzioni più semplici sono anche le migliori.
Sei stato molto dettagliato, metto subito in atto.
Giusto per curiosità, era possibile fare lo stesso con Excel?
Ciao


Con le macro puoi fare molte cose e anche soddisfare la tua esigenza però considera che la macro è contenuta nella cartella di excel e almeno quella deve essere attiva (in pratica il file deve essere aperto) altrimenti come fa la macro a funzionare?
E chi terrebbe aperto un foglio di excel sempre, 24 ore al giorno, tutti i giorni, per mesi e mesi? :eeh:
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 03/04/09 12:24

Vorrei aggiungere che sarebbe molto più interessante utilizzare l'operazione pianificata come descritto che apre il tuo file di excel nel quale ci sia una macro che fa tutti gli aggiornamenti automaticamente (senza intervento umano).
Io stesso utilizzo un sistema simile con le seguenti fasi:
1) operazione pianificata (ogni giorno)
2) apertura database di access (locale) opportunatamente programmato per...
3) aggiornare le tabelle (del db) da file esistenti in rete ( file.txt o tabelle di access)
4) controllo se le condizioni di aggiornamento si sono effettivamente verificate, se si...
5) creazione report o grafici in excel .xls
6) invio del report .xls via email ai destinatari (stabiliti nel codice vba di access)

Insomma con un po' di "inventiva" e l'aiuto di questo forum si dà la giusta dimensione e utilizzo del Pc che reputo debba fare, nel caso specifico, calcoli (senza possibilità di errore e molto più velocemente dell'uomo) e, soprattutto, tutte quelle operazioni ripetitive che sgravino l'uomo da queste "stupide" incombenze

Ciao
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 24/03/15 20:11

Ciao Flash...
a me servirebbeuna cosa del genere.
Mi spiego meglio:
Ho creato uno scadenziario su excel.. (2010) con le seguenti colonne:" fornitore, numero fattura , data , importo, scadenza,importo già pagato, data pagamento, modalità pagamento,stato,giorni alla scadenza" con un paio di formule (SE) ho fatto in modo che se la fattura è pagata si evidenzia di verde la riga in questione e nella colonna stato viene scritto "ok"... se la fattura è scaduta la riga si colora di rosso e nella cella della colonna stato viene scritto scaduto,quando mancano 5 giorni alla scadenza la riga si colora di giallo e viene scritto "in scadenza"... se mancano più di 5 giorni alla scadenza rimane tutto bianco con scritto "da pagare". a me servirebbe che mi venga mandata una mail al mio indirizzo (ho outlook 2010) con solo le fatture in scadenza. Mi riesci ad aiutare?
ti ringrazio in anticipo...
Buona serata
Diego
diegobeccari@live.it
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 25/03/15 20:00

Ciao Diego e benvenuto nel Forum
prima di realizzare una macro che scansioni il foglio per verificare le email da inviare è opportuno che tu faccia una ricerca in questo Forum su come inviare email con o senza allegati perché il quesito è stato già trattato e risolto egregiamente
un esempio potrebbe essere Questo (il primo che mi è capitato ma ce ne sono altri...)

Una volta provata la macro ed soddisfa la tua esigenza di invio email procediamo con un secondo codice che farà il resto ma dovrai dare coordinate più precise della distribuzione dei dati con riferimenti a colonna e/o riga etc inoltre se vuoi inviare la fattura in che formato lo hai
ciao
Flash
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 27/03/15 11:47

Ciao,
ho provato la macro che mi hai consigliato nella pagina viewtopic.php?f=26&t=104161&hilit=invio+email#p607227 e funziona, invia la mail....

possiamo passare alla fase 2 :).
Allora:
il foglio è cosi' formato da una tabella così suddivisa
COL A = NOME FORNITORE; COL B = NUMERO FATTURA ; COLONNA C= DATA ; COLONNA D= IMPORTO ; COL E=SCADENZA ; COL F = IMPORTO GIA' PAGATO ; COL G = DATA PAGAMENTO ; COL H MODALITA' PAGAMENTO ; COL I = RESIDUO ( FORMULA : D-F) ; COL J = STATO ; COL K = GIORNI ALLA SCADENZA.
NELLA COLONNA J ( STATO) HO INSERITO una formula del SE che mi fà cambiare la scritta in questo modo( se il residuo (COL I) è 0 VIENE SCRITTO "OK" [E COLORA LA RICA DI VERDE TRAMITE FORMATTAZIONE CONDIZIONALE] se la fattura è scaduta scrive scaduto e colora di rosso la riga, se mancano 5 giorni alla scadenza viene scritto "in scadenza" e colora di giallo.
nella prima riga ho messo la formula =OGGI() .
A me servirebbe che quando la cella della colonna stato (j) diventa "in scadenza" mi invvi una mail con la riga completa (da colonna A a colonna K).
Spero di essere stato abbastanza dettagliato.
Ti ringrazio molto per la tua disponibilità..
diegobeccari@live.it
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 27/03/15 12:45

Vuoi che invii solo i dati della riga nel corpo del messaggio oppure hai un documento fattura da inviare in allegato?
Flash
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 27/03/15 16:55

Mi basta che mi invii solo i dati che sono scritti nella riga..
diegobeccari@live.it
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 28/03/15 01:32

Nello stesso modulo della macro invia email inserisci questo codice (in alto al modulo dove hai già una riga codice)
Codice: Seleziona tutto
Option Explicit  '<<<<<<<< esistente
Public TestoE As String  ' <<<< aggiungere

e poi questa macro
Codice: Seleziona tutto
Sub InvioEmail()
Dim UR, RR, CC
UR = range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
For RR = 1 To UR
If UCase(range("J" & RR).Value) = "IN SCADENZA" And range("L" & RR).Value = "" Then
TestoE = ""
For CC = 1 To 11
TestoE = TestoE & " " & cells(RR, CC).Value
Next CC
Invia_Email_Automaticamente
range("L" & RR).Value = "Ok"
End If
Next RR
End Sub


Ora devi modificare solo il .body della macro che invia email
da così
Codice: Seleziona tutto
.Body = "Testo della eMail che riceverai"

a così
Codice: Seleziona tutto
        .Body = TestoE


Ho utilizzato la colonna "L" (che puoi variare se occupata) per inserire un check ("ok") se l'email è stata inviata
in L1 (testata) puoi mettere "EMAIL" come promemoria

Ciao
Flash
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 28/03/15 13:27

Ciao, ho provato la macri e funziona!!! :) però l'ho lanciata io manualmente....
Funziona anche in automatico??
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 28/03/15 14:13

Ho provato a modificare le date per vedere se la macro fartiva automaticamente quando la fattura diventava in scadenza ma non parte... devo lanciarla manualmente
diegobeccari@live.it
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 28/03/15 15:26

Non avevi detto che la macro doveva partire quando era in scadenza ma solo che doveva partire quando, avendo inserito in J la voce "in scadenza" e avviata la macro dovevano essere inviate le email
se vuoi posso fare in modo che trovando la differenza date con 5 giorni o meno venga scritto in J "in scadenza" e avvii la macro.
ma la macro dovrai sempre farla avviare tu o all'apertura del file (?)

fammi sapere
ciao
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 28/03/15 15:48

No.. forse mi sono spiegato male io.... la colonna j cambia già automaticamente in base alla data (con la formula del se)... infatti 5 giorni prima della scadenza cambia in "in scadenza"... quindi la macro dovrebbe partire in automatico quando cambia la scritta sulla colonna j....
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 29/03/15 00:31

Una formula che cambia una scritta in una cella non è rilevabile da una macro anche usando il Change del foglio perché questa funzione si attiva se la variazione è fatta manualmente però una macro può controllare se una data è in "scadenza" ma chi attiverà la macro?
Le possibilità per renderla "automatica" si riducono a poche condizioni
1) all'apertura del file
2) all'attivazione del foglio
3) lasciare aperto il file e utilizzare la funzione On Time (ogni 24 ore)

ma questo dipende dall'esigenza dell'utente
un'altra possibile soluzione (attivando la macro all'apertura del file) potrebbe essere quella di configurare un'operazione pianificata di windows che ogni mattina apra il file, la macro si attiva, invia le email e chiuda il file salvando le modifiche (i check aggiunti di invio email).

Oppure con i tasti di scelta rapida (sempre manuale ma velocizza l'operazione di avvio macro)

altro non mi sovviene
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 30/03/15 09:26

Questa soluzione
" (attivando la macro all'apertura del file) potrebbe essere quella di configurare un'operazione pianificata di windows che ogni mattina apra il file, la macro si attiva, invia le email e chiuda il file salvando le modifiche (i check aggiunti di invio email)" è perfetta... :D
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 30/03/15 13:42

Ok allora alla fine della macro "InvioEmail"
inserisci la riga evidenziata
Codice: Seleziona tutto
Next RR  '<<<<<< esistente
ThisWorkbook.Close savechanges:=True '<<<<<<<< aggiungere
End sub  '<<<<<<<<<<< esistente fine macro


e nel workbook_open richiami la macro "InvioEmail"
Codice: Seleziona tutto
Private Sub Workbook_Open()
InvioEmail
End Sub


a questo punto ogni volta che verrà aperto il file si attiverà la macro, svolgerà quanto stabilito, salverà il file e chiuderà il file stesso.

Per l'operazione pianificata
Con versioni precedenti a windows7 c'erano le operazioni pianificate in pannello di controllo e bastava aggiunge l'operazione desiderata all'ora stabilita dall'utente per tutti i giorni della settimana o solo quelli lavorativi.
In windows7 si trovano in strumenti di Amministrazioni e Unità di pianificazione

ma puoi anche digitare una stringa codice in Command Dos (da Esegui digiti CMD)
Oppure la stessa stringa la inserisci in un file testo e salvi il file in .bat
dopodiché lo avvii.
la stringa da inserire è questa
Codice: Seleziona tutto
SCHTASKS /Create /SC DAILY /TN InvioEmail /TR "'c:\PercorsoFile\FileInvioEmail.xlsm'\" /ST 12:00


Devi solo cambiare il nome percorso effettivo del file e nome file

ciao

EDIT ore 14:50: modificato post
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi diegobeccari@live.it » 01/04/15 09:45

Ciao flash,
scusa se abuso della tua disponibilità e gentilezza...
potresti modificarmi la macro in modo che "guardi" la data di scadenza (quando mancano 5 giorni alla scadenza) mi manda la mail...
perchè cosi non mi funziona (credo perchè si riferisce alla scritta che non metto a mano) la data di scadenza è nella colonna E.
E' l'ultima volta che ti disturbo promesso... :D
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Re: Invio automatico Mail da Excel, senza uso di bottoni

Postdi Flash30005 » 01/04/15 18:49

Aggiungi righe evidenziate e modifica dove indicato
Codice: Seleziona tutto
For RR = 2 To UR  '<<<<< modificare con 2 perché penso che nella riga 1 ci sia la testata e andrebbe in errore
MiaSc = DateDiff("d", Date, Range("E" & RR).Value)  '<<<< aggiungi questa riga qui
If MiaSc <= 5 And Range("L" & RR).Value = "" Then '<<<< modifica la condizione così

inoltre a inizio macro dimensiona la variabile MiaSc con
Dim MiaSc as integer

Perché avendo option explicit le variabili vanno definite

ciao
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