Valutazione 4.87/ 5 (100.00%) 5838 voti

Condividi:        

creare un registro protocollo

Vuoi potenziare i tuoi documenti Word? Non sai come si fa una macro in Excel? Devi creare una presentazione in PowerPoint?
Oppure sei passato a OpenOffice e non sei sicuro di come lavorare al meglio?

Moderatori: Anthony47, Flash30005

creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 09:19

Se creo una cartella protocollo con excel 2007 dove in un foglio che denomino “pratiche totali”riporto progressivamente pratiche di ufficio e di ognuna di queste riporto vari dati (data di arrivo, mittente, tipo di richiesta, etc etc) per cui mi trovo la pratica x nella riga 1 e i suoi dati dalla colonna A fino alla colonna AD.
Se volessi che si creino nella stessa cartella altri fogli di lavoro nel formato identico al foglio “pratiche totali” (tanti quanti sono le tipologie di richiesta che sarebbero quelle riportate nella colonna “C” del predetto foglio) dove devono confluire automaticamente le pratiche corrispondenti
Per cui ad esempio se registro nel foglio”pratiche totali” una pratica con tipologia di richiesta “PENSIONE”, vorrei che si creasse automaticamente un foglio “pensione” (o lo creo io manualmente prima di iniziare il progetto) dove dovrà andare a confluire interamente la riga corrispondente con tutti gli stessi dati (dalla colonna A alla AD. Esiste una macro che crea ciò, come potrei fare?? Grazie
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Sponsor
 

Re: creare un registro protocollo

Postdi Anthony47 » 09/10/13 11:51

Perdona, ma mi sembra il classico lavoro inutile: se hai gia' un riepilogo dove in colonna C hai il tipo di pratica, basta che applichi il filtro automatico alla colonna C di questo elenco, e quando vuoi vedere solo e tutte le pratiche Pensione scegli Pensione nella casella di Filtro...
Tra l' altro quello di smembrare le tabelle e' contrario alla mia idea di "buona pratica", secondo cui i dati vanno tenuti quanto piu' possibile uniti.

Cosa non ho afferrato??
Anthony
Win7 + Office 2010 Ita; Win 7 + Office 2013 Ita
Xp + Office 2003 Ita
E voi cosa usate? (per istruzioni vedere viewtopic.php?f=26&t=97449)
Avatar utente
Anthony47
Moderatore
 
Post: 13892
Iscritto il: 21/03/06 16:03
Località: Ivrea

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 11:59

hai ragione, infatti mi trovo ora già un file con tutte le pratiche inserite e protocollate, ma avendo cambiato il mio capo, e mi ha chiesto di dividerle in varie tipologie in quanto ogni tipologia avrà un responsabile, io mi trovo a doverle dividere in fogli distinti ma devono avere sempre la stessa progressione. Per cui io dal mio ufficio protocollerò tutte le pratiche, ogni responsabile dovrà tenere sotto controllo le proprie per cui mi trovo a dover gestire tutto in un foglio e dopo aver dato il numero progressivo che sarà univoco per la pratica dovrei copiare la riga e inserirla manualmente nel foglio di competenza. spero di essere stato chiaro.
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi ricky53 » 09/10/13 12:24

Ciao,
se posso io farei i complimenti al nuovo capo !!!

Il file è condiviso?

Dopo che il responsabile oltre che tenere sotto controllo le pratiche che gli sono state assegnate le dovrà lavorare e, quindi, aggiornerà il foglio di propria competenza?
Tu, dopo, dovrai riportare la pratica aggiornata nel tuo foglio?
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
Più immediata sarà la nostra soluzione


. . . . . . . . . .
S.O. W7; Office 2003-10-13-16
Avatar utente
ricky53
Utente Senior
 
Post: 4223
Iscritto il: 11/04/09 19:29
Località: Italia

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 12:26

Anthony per meglio chiarire, mi trovo il file pratiche totali 2013 inserite fino ad oggi racchiudendo tutte le tipologie, ora con le nuove disposizioni dovrei creare i fogli tanti quante sono le branche e/o tipologie, per quelle già inserite dovrei grazie ai filtri copiarle nei ripettivi fogli, per le nuove vorrei che dopo l'inserimento nel foglio pratiche totali, alla chiusura e riapertura della cartella confluissero direttamente nei rispetti fogli. Per cui se esiste una macro che fa questo mi risparmio anche il lavoro di copiatura per le pratiche già inserite. Grazie
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 12:34

Ricky sottovoce ho già fatto i complimenti al nuovo capo, per il file si trova nel server per cui i responsabili possono accedervi.
loro potranno solo visionare ed eventualmente usare dei filtri per le varie scadenze ma non modificare alcun campo se non la solo intervallo che riporta inizialmente da evadere ad evasa il resto rimarrà sempre identico. Infatti nel foglio pratiche totali la colonna che prevede il campo "esito trattazione" riporta da un elenco a discesa "da evadere/evasa". grazie
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi ricky53 » 09/10/13 13:54

Ciao,
però dovrai riportare l'informazione "Evasa", una volta che il responsabile l'avrà inserita, nel tuo foglio?

Come te la cavi con la programmazione e con il VBA???

Per proporti una schema, su cui tu possa lavorare, sarebbe cosa buona ed utile avere un tuo file di esempio ma SENZA dati riservati.


Consiglio:prova con il registratore di macro a fare l'operazione di "filtratura" per una tipologia e poi di Copia/Incolla dal tuo foglio al foglio del responsabile e ... il codciei ottenuto lo si potrà adattare ...
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
Più immediata sarà la nostra soluzione


. . . . . . . . . .
S.O. W7; Office 2003-10-13-16
Avatar utente
ricky53
Utente Senior
 
Post: 4223
Iscritto il: 11/04/09 19:29
Località: Italia

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 14:19

no l'informazione evasa o mmeno rimmarrà nel foglio del responsabile, nel mio non interessa, ora c'è perche inizialmente bastava un solo un foglio per tutto, il mio pratiche totali serve oltre per avere una rendicontazione totale di tutte le pratiche anche e principalmente per dare una progressione numerica a tutte le pratiche in entrata, per cui ad esempio la pratica numerata progressivamente con il nr. 1150 si troverà in un foglio e potrà accadere che in questo stesso foglio la pratica successiva sia la 1450, in quanto le altre 299 pratiche staranno in altri fogli. Per quanto riguarda la registrazione di una macro con l'opearzione di filtratura non va bene perchè si andrebbero si andrebbero a modificare ogni volta tutti i fogli nel momento dell'aggiornamento o se si lancia la macro per cui l'informazione evasa o meno tornerà nuovamente come al momento iniziale.
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi ricky53 » 09/10/13 14:25

Ciao,
non mi torna quello che hai scritto (quasi tutto non mi torna) ...
Inoltre non condivido che l'informazione "Evasa/Da Evadere" sia presente in due STATI diversi sui due fogli!
Andrebbe sempre allineata la situazione ... anche perchè se devi fare delle statistiche come fai ???

Il tuo discorso sull'impossibilità di utilizzare il filtro NON mi convince proprio.
Tu hai provato a fare l'operazione con il registratore di macro oppure hai pensato, senza provare, che sarebbe successo quello che poi hai scritto?

Puoi inviare un file di esempio e ... vediamo cosa si può fare per arrivare al risultato che ti aspetti ... e magari con qualche cosa in PIU' !!!
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
Più immediata sarà la nostra soluzione


. . . . . . . . . .
S.O. W7; Office 2003-10-13-16
Avatar utente
ricky53
Utente Senior
 
Post: 4223
Iscritto il: 11/04/09 19:29
Località: Italia

Re: creare un registro protocollo

Postdi Anthony47 » 09/10/13 15:04

Vedi il messaggio di Ricky, sopra.

Per evitare equivoci, stai parlando (a) di un unico file (workbook) contenente tanti fogli (worksheets), o (b) di file diversi?
Nel caso (a), come i vari responsabili scriveranno Evaso nella riga di una pratica?

Ciao.
Anthony
Win7 + Office 2010 Ita; Win 7 + Office 2013 Ita
Xp + Office 2003 Ita
E voi cosa usate? (per istruzioni vedere viewtopic.php?f=26&t=97449)
Avatar utente
Anthony47
Moderatore
 
Post: 13892
Iscritto il: 21/03/06 16:03
Località: Ivrea

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 09/10/13 16:48

vi posto il file che ho cercato di riprodurre molto semplicemente di ciò che vorrei a lavoro finito. allo stato attuale esiste il solo foglio pratiche totali nella carella protocollo con 2500 pratiche. Preciso che le tipologie sono al massimo 5. ogni responsabile potrà solo cambiare l'informazione da non evasa ad evasa. Il capo ha chiesto questa modifica per far si che se vuole sapere lo stato di una pratica o quante pratiche il responsabile tizio ha lavorato basta secondo lui andare nel foglio corrispondente. spero in un vosto aiuto altrimenti mi tocca far tutto manualmente.

http://www.filedropper.com/protocollo
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi ricky53 » 09/10/13 17:28

Ciao,
per ottenere quello che vuole il tuo capo ci sono vie più semplici:
1. filtrare per le condizioni che lo interessano e stamparle ... sulla carta lui sicuramente ci si ritroverà di più !!!

2. utilizzare una tabella PIVOT che potrai cambiare quando lui cambierà le condizioni e ... SEMPRE produrgli la stampa !!!


Vedo inutile anzi, dannoso fare quanto lui ti ha detto di fare. Io proverei a convincerlo portandogli una stampa prodotta con il punto 1.
Poi ... contento lui si farà creando i vari fogli ma ... lasciamo almeno il ma ...
Dice il vecchio saggio provare e riprovare è l'unica strada per imparare

Più chiara è la vostra spiegazione
Più immediata sarà la nostra soluzione


. . . . . . . . . .
S.O. W7; Office 2003-10-13-16
Avatar utente
ricky53
Utente Senior
 
Post: 4223
Iscritto il: 11/04/09 19:29
Località: Italia

Re: creare un registro protocollo

Postdi Anthony47 » 09/10/13 23:30

Allora, sfruttando i chiarimenti derivanti dai messaggi di/a Ricky, e con tutti i dubbi del caso...
Una macro come questa:
Codice: Seleziona tutto
Sub spalma()
Dim myCols As String, myRan As Range, myMatch
'
myCols = "A:K"      '<<< Le colonne da trasferire
'
Set myRan = Application.Intersect(Range(myCols), ActiveCell.EntireRow)
If Cells(ActiveCell.Row, "E") = "" Or Cells(ActiveCell.Row, "A") = "" Then   'Controlla che col A e E non siano vuote
    beep
    myRan.Interior.Color = RGB(255, 200, 200)
'    MsgBox ("Riga non completa")
    Exit Sub
End If
Set myRan = Application.Intersect(Range(myCols), ActiveCell.EntireRow)
myMatch = Application.Match(myRan.Cells(1, "A"), Sheets(myRan.Cells(1, "E").Value).Range("A1:A1000"), 0)
If IsError(myMatch) Then
    myRan.Cells(1, "H").Value = Chr(149) & Chr(149) & " Da Evadere"
    Sheets(myRan.Cells(1, "E").Value).Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Offset(1, 0).Resize(1, Range(myCols).Columns.Count).Value = _
        myRan.Value
    myRan.Cells(1, 1).Offset(-1, Range(myCols).Columns.Count).Copy _
        myRan.Cells(1, 1).Offset(0, Range(myCols).Columns.Count)
    myRan.Interior.Color = RGB(200, 255, 200)
    myRan.Range("A1").Offset(1, 0).Select
Else
   Exit Sub
    myRan.Select
    MsgBox ("Record gia' presente: " & vbCrLf & "Protocollo: " & myRan.Cells(1, "A") & _
        vbCrLf & "Foglio: " & myRan.Cells(1, "E") & vbCrLf & _
        "COPIA DEL RECORD NON EFFETTUATA")
    Exit Sub
End If

End Sub

Personalizza la riga marcata <<<
La macro trasferisce la RIGA CORRENTE nel foglio indicato dalla colonna E, poi colora la riga in verdino e inserisce una formula nella colonna adiacente all' ultima copiata.
Il foglio di destinazione deve esistere; pertanto e' opportuno che in col E inserisci una convalida da un elenco che contiene solo le tipologie ammesse, e a ogni tipologia che aggiungi ti premunisci di inserire il relativo foglio di lavoro.
La formula ha lo scopo di riportare dal foglio di tipologia l' eventuale aggiornamento dello status Da evadere /Evaso.
La macro assume che lo stato di una nuova linea sia "Da evadere", e inserisce questo valore in colonna H aggiungendo in testa due caratteri speciali che dovrebbero visualizzarsi come "pallino"; la presenza di questi pallini, insieme alla colorazione della riga e alla replica di questo stato nella colonna con la formula dovrebbe confermare che la copia della riga e' stata correttamente effettuata nel foglio di destinazione.
Numeri di protocollo gia' presenti nel foglio Tipologia non verranno ri-ricopiati e sara' emesso un messaggio di "COPIA DEL RECORD NON EFFETTUATA".

Prima della copia la macro verifica che colonna A ed E siano non vuoti, e se li trova vuoti colora la riga di rossiccio e non procede; se vuoi anche un messaggio allora elimina l' apostrofo in testa alla linea MsgBox ("Riga non completa").

E' necessario che in L1 sia inserita la formula
Codice: Seleziona tutto
=CERCA.VERT(A1;INDIRETTO(E1&"!A1:H10");8;0)
e che essa sia copiata manualmente sulle righe gia' trasposte nei vari fogli di tipologia.
In alternativa usi questa macro per copiare sui fogli Tipologia le pratiche che hai finora protocollato, partendo da fogli che hanno solamente l' intestazione in riga 1:
Codice: Seleziona tutto
Sub UnaTantum()
'
Sheets("pratiche totali ").Activate
Stop
MsgBox ("ATTENZIONE: Questa macro deve essere eseguita solo per una volta")
Stop
Stop
For I = 2 To Cells(Rows.Count, "E").End(xlUp).Row
    Cells(I, 1).Select
    Call spalma
Next I
End Sub
(i vari Stop servono per evitare una esecuzione accidentale della macro)

TUTTAVIA in questo modo eventuali status appliacati sui fogli Tipologia verrano rimossi, perche' gli elenchi vengono ricreati da zero.
In alternativa:
-lasci gli elenchi esistenti e usi un diverso I iniziale in For I = 2 To della sub UnaTantum, ad esempio per copiare solo i record da riga 1000 (For I=1000 to etc etc). In questo caso devi copiare la formula da L2 fino alla riga da cui la macro iniziera' a suddividere.
oppure
-lasci gli elenchi esistenti, copi la formula da L1 fino all' ultima riga dell' elenco, togli l' apostrofo in testa all' istruzione Exit Sub subito dopo Else, usi For I = 2 To etc etc in Sub UnaTantum
In questo modo le righe gia' presenti nel foglio Tipologia non saranno uteriormente copiate, senza che venga emesso il messaggio "COPIA DEL RECORD NON EFFETTUATA".
Puo' essere utile dare a tutte le righe senza il colore verdino (che sara' assegnato ai soli record ricopiati durante la UnaTantum) lo stesso colore verdino.
Completata l' esecuzione di UnaTantum rimettere l' apostrofo al suo posto.

La Sub spalma non viene eseguita automaticamente quando una riga viene compilata; puo' essere utile assegnargli un tasto di scelta rapida (piu' che associarla a un pulsante): da Excel, Alt-F8; selezionare palma dall' elenco, premere Opzioni; nella casella Tasto di scelta rapida inserire ad esempio Maiusc-S; Ok, chiudi l' elenco con la X.
In questo modo per eseguire la macro ti bastera' posizionarti sulla riga da copiare (qualsiasi cella della riga) e premere Contr-Maiusc-S.

La procedura non e' secondo me idonea per garantire risultati certificabili, ma va nella direzione richiesta dal capo.

Ciao
Anthony
Win7 + Office 2010 Ita; Win 7 + Office 2013 Ita
Xp + Office 2003 Ita
E voi cosa usate? (per istruzioni vedere viewtopic.php?f=26&t=97449)
Avatar utente
Anthony47
Moderatore
 
Post: 13892
Iscritto il: 21/03/06 16:03
Località: Ivrea

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 10/10/13 21:12

ti ringrazio, ho provato a lanciarla e va benissimo...comunque per prova l'ho rilanciata piu volte, ma lo status non lo cambia. se ho messo evasa nel foglio tipologia e lancio la macro unatantum comunque in quel foglio la pratica resta evasa. quindi il problema non si pone, per cui la tua macro è perfetta.
grazie mille
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi criscolo67 » 11/11/13 19:03

Caio Antony, come ti avevo detto la tua macro funziona alla grande e quindi il mio capo è contento. Volevo solo chiederti posso aggiungere alla tua macro un'istruzione che crei e nomini tanti fogli quante sono le tipologie, che possono aumentare nel tempo????? grazie
criscolo67
Utente Junior
 
Post: 96
Iscritto il: 13/05/11 13:50

Re: creare un registro protocollo

Postdi Anthony47 » 11/11/13 23:36

No, la macro si aspetta che i fogli di ogni tipologia siano gia' presenti.
Quindi quando cambia qualcosa, da una parte vai a modificare la Convalida da elenco che ti consente di inserire solo tipologie corrette e dall' altra aggiungi un foglio con il nuovo nome.
Anthony
Win7 + Office 2010 Ita; Win 7 + Office 2013 Ita
Xp + Office 2003 Ita
E voi cosa usate? (per istruzioni vedere viewtopic.php?f=26&t=97449)
Avatar utente
Anthony47
Moderatore
 
Post: 13892
Iscritto il: 21/03/06 16:03
Località: Ivrea


Torna a Applicazioni Office Windows


Topic correlati a "creare un registro protocollo":


Chi c’è in linea

Visitano il forum: Maury170419 e 17 ospiti